Generalsekretariat

Aus Piratewiki

Wechseln zu: Navigation, Suche

Am folgenden sinn d'Tätegkeeten vun de Mataarbechter vum Generalsekretariat beschriwwen.

Inhaltsverzeichnis

Generelles

D'Generalsekretariat setzt sech aus alle Mataarbechter zesummen, déi ënnert dem Titel vun engem remunéréierte Chargé(e) administratif fir d'Piratepartei Lëtzebuerg schaffen. D'Haaptmissioun vum Generalsekretariat ass et, de Präsidium souwéi d'Parteileedung bei hiren Aufgaben ze ënnerstëtzen souwéi de Bezierker Hëllef bei punktuelle Sujeten zoukommen ze lossen. Fir d'Koordinatioun vum Generalsekretariat ass de Generalsekretär zoustänneg.

Administratioun

Präpararéiere vu Präsidiums- a Parteileedungssëtzungen

D'Piratepartei gëtt duerch en Exekutivcomité, dem Präsidium, geleet. Dëse kënnt reegelméisseg fir strukturell an administratif Froen zesummen. Donierft gëtt et eng Parteileedung, déi fir déi strategesch a programmatesch Decisiounen beréit. D'Heefegkeet vun dëse Sëtzungen gëtt duerch déi jeeweileg Geschäftsuerdnung festgeluecht.

Am Ament kënnt d'Parteileedung um jeeweils éischte Méindeg an d'Präsidium um jeeweils drëtte Méindeg vum Mount zesummen. Laut §10a(5) vun der Satzung kann ausserdeem op Wonsch vun engem Zéngtel vun de Memberen resp. op Wonsch vum Präsident oder Vizepräsident (aktuell Geschäftsuerdnung) eng ausseruerdentlech Sëtzung festgeluecht ginn.

D'Aufgab vum Generalsekretariat ass et, an Zesummenaarbecht mam Präsident an dem Generalsekretär, dës Versammlungen virzebereeden. Dëst bedeit am Konkreten, datt d'Generalsekretariat no Ofsprooch mam Präsident a Generalsekretär eng Agenda preparéiert an d'Invitatioun mat den entspriechende Dokumenter fristgerecht un d'Memberen schéckt. Sollten Dokumenter net fristgerecht verfügbar sinn, kënnen dës nogereecht ginn.

Während de Versammlunge fungéiert e Mataarbechter vum Generalsekretariat als Protokollant. Hien erstellt en Ergebnisprotokol, dat kuerz no der Versammlung mat der Remarque "Nach net verifizéiert" publizéiert gëtt. Bis zur kommender Gremiumssëtzung hu sämtlech Gremiumsmemberen Zäit, fir Ergänzungen oder Korrekturen duerch Interventioun beim Generalsekretariat virhuelen ze loossen. Fir déi kommend Gremiumssëtzung gëtt dat Protokoll dann a Pabeierform dem Gremium virgeluecht. Nom Unhuelen vun dësem Rapport gëtt d'Dokument duerch zwee Gremiumsmemberen ënnerschriwwen. Dëst sinn an der Reegel de Präsident souwéi de Generalsekretär, soufern dës gradgenannte Persounen bei der betreffender Sëtzung uwiesend waren.

Nodeems de Rapport ugeholl gouf, gëtt d'Remarque "Nach net verifizéiert" aus dem Online-Rapport geläscht, den ënnerschriwwene Rapport gëtt archivéiert.

Post

D'Generalsekretariat ass fir d'Gestioun vun der Post verantwortlech. Dëst betrëfft d'physesch Post genee esou wéi eMailen, déi iwwert d'ahoi@piratepartei.lu erakommen.

Bréifpost
Sämtlech Bréiwer, déi iwwert de postalesche Wee ukommen, ginn mat enger Indexnummer versinn, fir datt den Dag vum Erakommen nozevollzéien ass.

Wann e Bréif un e Member direkt adresséiert ass, kënnt d'Indexnummer op d'Enveloppe. Uschléissend gëtt dëse Bréif der betreffender Persoun virugeleed. All aner Bréiwer, déi just un d'Partei adresséiert sinn, kënnen opgemaach ginn. Hei ginn d'Dokumenter selwer mat enger Indexnummer versinn an a gescannter Form dem Präsidium zougänglech gemaach. De Bréif gëtt klasséiert.

Wann Bréifer bzw. Äntwertbréifer erausginn, gëtt eng Kopie dovunner mat der entspriechender Indexnummer souwéi dem Ausgangsdatum an engem Classeur fir erausgoend Korrespondenzen gesammelt.

eMail
D'Generalsekretariat këmmert sech no hire Méiglechkeeten ëm d'Beäntwere vun den eMailen, déi via ahoi@piratepartei.lu erakommen. Wann an dësen eMailen e Member direkt ugeried gëtt, sou léist d'Generalsekretariat dës eMail dem jeweilegen Member zoukommen.

Bei der Beäntwerung vun eMailen sollen de Präsident an Generalsekretär a Kopie gesat ginn, fir Doppeläntwerten ze verhënneren. Dës Reegel gëlt och fir béid genannte Persounen, fir de Fall, datt si als éischt op eng eMail äntwere sollten.

Landeskongresser

D'Piratepartei huet opmannst zwee Landeskongresser pro Joer. D'logistesch Organisatioun (Reservatioun vum Sall, Opbau etc.) dovunner läit bei de Bezierker, déi tournusméisseg d'Responsabilitéit iwwerhuelen. D'Generalsekretariat kann hei vun de Bezierker ëm Ënnerstëtzung gebiede ginn.

D'administrativ Organisatioun gëtt awer vum Generalsekretariat ënnert der Koordinatioun vum Generalsekretär duerchgefouert. Am Konkreten sinn hei emol emol folgend Aufgaben ze beuechten:

  • Fristgerechte Versand vun den Invitatiounen mam Programmheft duerch d'Generalsekretariat
  • Erstellen an Drock vun den Kongressënnerlagen
  • Präparatioun vu Stëmm- a Walkaarten, Formulaire fir d'Walprotokoller etc.
  • Präparatioun vun enger aktualiséierter Memberskartei (also wien fir dat aktuellt Joer cotiséiert huet)
  • Drock vun diversem Schëldermaterial
  • Erstellen vun enger Präsentatioun, déi während dem Kongress per Beamer op eng Leinwand projizéiert gëtt
  • Zesummestellen vum Material, dat vum respektive Bezierk fir d'Opbauaarbechten gebraucht gëtt

D'Generalsekretariat resp. de Generalsekretär kontrolléieren virum Kongressufank, op d'Riichtlinne fir d'Ausdroung vun engem Landeskongress duerch de respektive Bezierk zefriddestellend ausgefouert goufen a leeden eventuell Nobesserungen zäitno an d'Weeer.

D'Mataarbechter fungéieren um Landeskongress als Protokollant souwéi als Front Office, déi während dem Kongress Dokumenter vun de Participanten entgéint huele kënnen.

Buchhaltung

Pressematdeelung

Membersdatebank

Präparatioun vum Newsletter

Diverses

Suivi vun der Aktualitéit an der Chamber an EU-Parlament

D'Piratepartei besteet eigentlech just aus Volunteers, déi nierwelaanscht haaptberuflech enger Beschäftegung noginn. Aus dësem Grond ass et net ëmmer einfach, stänneg um Laafenden ze bleiwen. D'Generalsekretariat soll dofir, no Méiglechkeeten, d'Aktualitéit vun der Chamber an dem Europaparlament am Aa behalen.

Fir all Parteileedungs- a Präsidiumsversammlung fäerdegt d'Generalsekretariat dofir eng kuerz Iwwersiicht un, welch Themen an de kommenden zwou Wochen (also bis zur nächster Sëtzung) aus Piratesiicht interessant sinn. Heibäi sollen d'Programmer vun de Chamber-, EU-Parlaments- an d'Kommissiounssëtzungen gekuckt ginn.

Themen, déi zu de bestoenden Aarbechtsgruppen passen, sollen direkt un déi weidergeleet ginn, fir datt dës sech an d'Themen aschaffe kënnen.

Presserevue

Zeitunsartikelen souwéi Radio- an Fernsehbäitreeg iwwert d'Piratepartei Lëtzebuerg sollengesammelt a fir d'Memberen zougänglech gemaach ginn.

Inventaire vum Lager

D'Generalsekretariat ass an der Responsabilitéit fir d'Lager an der Reih ze haalen. Et muss reegelméisseg gekuckt ginn, op beispillsweis vun all Distributiounsmaterial (Bicer, Gummibären etc.) nach genuch do ass. Falls net, muss d'Generalsekretariat eng Commande preparéieren, déi d'Präsidium dann an der nächster Sëtzung resp. via Ëmlafbeschloss unhuele soll.

D'Generalsekretariat geréiert donierft e Kalenner, an deem d'Reservéierungen fir Material agedroe ginn, fir esou Duebelreservatiounen ze vermeiden. Wann e Bezierk oder eng Sektioun Material (ewéi Zelt, Théik, Dropflags etc.) brauch, sollen se dës beim Generalsekretariat bestellen. E Mataarbechter preparéiert dann e Package mam bestallte Material an deposéiert dës Bestellung an de Frontberäisch vum PPLU HQ, sou datt e Responsable vum Bezierk oder der Sektioun d'Material zu jiddwer Ament siche ka kommen. Déi selwescht Prozedur ëmgedréint gëllt fir en zäitnot Erëmbrénge vum Material. Eng Lëscht mat Ausgangs- an Agangsdatum souwéi engem Krop vum Bezierks- oder Sektiounsresponsablen bitt sech un, fir esou eng Iwwersiicht iwwert de Verbleiw vum Material ze hunn.

An der Reegel gëllt: fir Bürosmaterial gëtt et e Budget, deen d'Generalsekretariat fir hirt Fonktionnement beméihen dierf. Allgemengt Material ewéi Distributiounsartikelen (Gummibären, Bicer, Kondomer etc.), Material fir Braderien (Zelter, Flyeren, Théik, Dropflags etc.) souwéi speziellt Bürosmaterial ab engem gewësse Wert (Schreifdësch, Printer, PC), dat net vum Fonktionnementsbudget gedeckt gëtt, brauchen e Beschloss vum Präsidium.

Aktualiséiere vun der Websäit

Ënnerstëtzung vun den Aarbechtsgruppen

Aarbechtsgruppen kënnen, je nodeems wéi ausgelaascht d'Mataarbechter sinn, Ënnerstëtzung beim Generalsekretariat ufroen.

Am Konkreten ass d'Generalsekretariat fir d'Reservatioun vum Konferenzraum, dem Open Space oder dem Spillzëmmer duerch d'Gestioun vun engem Sëtzungskalenner verantwortlech. Fir Duebelreservatiounen ze vermeiden an alle Memberen eng Participatioun duerch eng fréi Annoncéierung ze erméiglechen, sollten d'Aarbechtsgruppen also hir Meetingen beim Generalsekretariat reservéieren.

D'Aarbechtsgruppen kënnen och bei den Aarbechtsgruppen den Drock vun Informatiounsmaterial an Aarbechtsdokumenter froen. Je no de Kapazitéiten vum Generalsekretariat kënnen d'Mataarbechter och fir punktuell Recherchen zu bestëmmte Sujeten erugezu ginn, soulaang dëst an engem ugemiessenen Zäitraum am virraus ugefrot gouf.

Ënnerstëtzung vun den Bezierks- a Sektiounspräsidien

Bezierks- a Sektiounspräsidien kënnen, jo nodeems wéi ausgelaascht d'Mataarbechter sinn, Ënnerstëtzung beim Generalsekretariat ufroen. Dëst kënne beispillsweis den Drock an de Versandt vun Inviatiounen un déi respektiv Membere sinn, den Drock vun Dokumenter fir d'Bezierks- oder Sektiounsversammlungen oder d'administrativ Organisatioun vun Events ewéi Kongresser, Informatiounsversammlungen etc. Fir d'Reservatioun vun Material, kuck de Punkt "Lager".

Persönliche Werkzeuge
Piratepartei Lëtzebuerg